De set componenten die met elkaar in wisselwerking staan en met elkaar in verband staan, wordt een systeem genoemd. Administratief van zijn kant is datgene dat verband houdt met administratie (de handeling van het administreren: het organiseren of beheren van middelen).
In de ruimste zin is een administratief systeem een netwerk of een processchema dat tot doel heeft de verwezenlijking van de doelstellingen van een organisatie te bevorderen. Het systeem heeft tot doel ervoor te zorgen dat de middelen van de betreffende organisatie efficiënt worden beheerd.
Elk administratief systeem bepaalt een reeks procedures die door de leden van een bedrijf moeten worden gerespecteerd bij het nemen van beslissingen. Dit complexe netwerk is geïntegreerd in de eigenlijke structuur van het bedrijf en zorgt ervoor dat elke stap van een van zijn leden naar hetzelfde doel kan verwijzen.
De handleiding van een administratief systeem moet de verantwoordelijkheden en rollen bevatten die overeenkomen met elke positie binnen de organisatie en elke administratieve eenheid. Het is belangrijk op te merken dat het bestaan van een dergelijk systeem de werking van een bedrijf enorm ten goede komt en taken zoals audits en controle van het werk van elke werknemer aanzienlijk vergemakkelijkt.
Er worden verschillende soorten administratieve systemen herkend, waarvan er enkele de volgende zijn:
* abstract: is degene die is samengesteld uit concepten zoals filosofische doctrines, getallen of talen;
* concreet: het is in tegenstelling tot het vorige, aangezien dit administratieve systeem bestaat uit machines, uitrusting of een tastbaar onderdeel;
* Operationeel: heeft als doel rapporten te genereren, naast het uitvoeren van de informatieverwerking, die meestal repetitief is;
* beheerder: de gegevens die hij beheert doorlopen geen selectieproces of worden op enigerlei wijze gewijzigd;
* informatiefDit is het type administratief systeem dat cruciaal is bij het nemen van beslissingen die in de eerste plaats in overeenstemming zijn met de doelstellingen die het bedrijf heeft gesteld. In grote lijnen is het verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en de productie van rapporten.
Tegenwoordig verwijst de notie van een administratief systeem vaak naar het computerprogramma dat verschillende toepassingen heeft om de facetten van een bedrijf te beheren. De bedoeling van dit soort software is om administratieve taken te centraliseren in hetzelfde computersysteem, waardoor tijd kan worden bespaard en de werkefficiëntie kan worden verhoogd.
Laten we met een voorbeeld kijken hoe een bedrijf kan werken met een administratief systeem. Stel dat een bedrijf dat huishoudelijke apparaten verkoopt, een bestelling krijgt van een klant die een blender wil kopen. In het administratieve systeem van het bedrijf zal een medewerker de aankoop registreren, de factuur uitreiken en de verzending van het product plannen. Het administratieve systeem genereert automatisch een waarschuwing in de agenda dat de zending moet worden voltooid en, zodra deze is geregistreerd, wordt een eenheid van het product uit de voorraad verminderd. Wanneer de klant zijn bestelling ontvangt en betaalt, wordt de kwijtschelding van de schuld en de storting van het geld in het administratief systeem geregistreerd.
Afhankelijk van het budget van elk bedrijf zijn er twee opties bij het aanschaffen van een administratief systeem: huur een ontwikkelaar in om het helemaal opnieuw te programmeren, rekening houdend met de specifieke behoeften van het bedrijf; Profiteer van een van de vele pakketten op de markt. Als u de voorkeur geeft aan deze laatste optie, kunt u op uw beurt een van de verschillende gratis alternatieven kiezen of een maandelijks bedrag betalen om toegang te krijgen tot een krachtiger en completer systeem.